Подразделение АВС-Электро автоматизировало финансовый учет и казначейство, также сократило время работы сотрудников бухгалтерии и ускорило согласование бюджетов и платежей

ООО «Фирма «Старт» - одно из подразделений АВС-Электро, занимается арендой и управлением недвижимостью. В том числе компания занимается сдачей в аренду помещений и территории логистического центра АВС-Электро. «АВС-электро» занимается крупнооптовой и розничной торговлей электроматериалами, работает в Центральном м Южном федеральных округах. Входит в топ-5 крупнейших дистрибьюторов России.

Компании необходим был функционал для финансового учета и управления денежными потоками организации, который бы снизил риск возникновения ошибок из-за возможных несовпадений при использовании разных учётных программ. А также стояла задача полностью перейти с устаревшей версии 1С:Торговля и Склад, поддержание которой было трудоемкой задачей для специалистов АВС-Электро.

Для создания единой автоматизированной системы с функциональностью, позволяющей оптимизировать финансовый учет, казначейство, минимизировать риски и операционные расходы, было выбрано решение Бит.Финанс: Управленческий учёт от разработчика Первый Бит. Решение Бит.Финанс является универсальным инструментом для автоматизации финансового и управленческого учёта, а также бюджетирования и казначейства в компаниях любого масштаба и сферы деятельности

Подразделение АВС-Электро - ООО «Фирма «Старт», которое занимается арендой и управлением недвижимостью обратилось в компанию Первый Бит Воронеж с задачей по учету договоров аренды, ведению план-факта доходов и расходов, а также прогнозировать доходы будущих периодов, закладывая расходы на ремонт, строительство и т.д.

Учет велся в 1С:Торговля и склад 7.7 по контролю движения денежных средства, в «семерке» также велся бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов. По большей части плановые данные вводились в Excel, там же собирались бюджеты. Вся вспомогательная аналитика по бюджетированию велась в эксель-таблицах. Аналитика управленческого и регламентированного учета отличались, приходилось вручную трансформировать отчеты и данные регучета для целей управленческого анализа.

У компании появилась потребность отдельного ведения учета аренды на базе 1С:Аренда и управление недвижимостью, так как функционала 1С:Торговля и Склад было недостаточно. Учет велся в двух программах одновременно, данные приходилось дублировать в учетных системах. Руководство хотело полностью уйти с 7-ой версии 1С и оптимизировать финансовый учет. Поддержка устаревшей версии 1С отнимала много времени у штатных специалистов, требовалась современная система, с минимальными доработками, соответствующая требованиям компании.

В первую очередь была проработана методология детализации планирования и дополнительных аналитик для справочников бюджетов. Раньше планирование заканчивалось на статьях оборотов и центрах финансовой ответственности. Теперь есть расшифровка и детализация планирования до объектов недвижимости, контрагентов, договоров и др. Такая декомпозиция добавляет точности при планировании: доходы и расходы можно рассматривать в разрезе каждого объекта или контрагента. Подобное планирование в компании вручную собиралось раньше только в Excel по объектам недвижимости и контрагентам.
В результате сокращено время на планирование бюджетов по данным детальных аналитик, а также добавлена возможность сбора факта.

· план (бюджет) эксплуатации
· бюджет налогов
· план реализации
· план по инвестициям
· план по финансовой деятельности

Была расширена и детализирована бюджетная модель. Определенные статьи мастер-бюджетов начали раскладываться до функциональных и операционных бюджетов:

Ранее в компании велись только бюджеты по центрам финансовой ответственности (ЦФО), а также бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов. Сейчас БДДС собирается и формируется автоматически.
Запущена модель согласования бюджетов. После того, как ответственный проводит свой бюджет, автоматически запускается процесс и документ уходит на согласование, согласно заданному маршруту. Уведомление о подготовленном бюджете приходит каждому ответственному за согласование. Автоматическое согласование существенно экономит время на утверждение бюджетов, т.к. раньше согласования проходили в ручном формате – каждый документ имел блок для подписи ответственным лицом.

Данные по фактически добавленным мастер-бюджетам и управленческому анализу (плану счетов) собираются автоматически в нужной аналитике планирования. Отчет доступен в любом момент времени в 1С. Раньше план-факт по бюджетированию собирали финансисты и отдельно предоставляли отчет руководству. Такие данные могли терять свою оперативность и точность на момент времени, а также требовалось дополнительное время сотрудников финансовой службы. Теперь руководство может в любой момент времени формировать план-фактные показатели и управленческую отчетность в необходимых разрезах.

Система позволяет формировать отчеты: план-факт БДР, БДДС, отчеты по плановой части функциональных и операционных бюджетов, план по реализации, бюджеты ЦФО, бюджет фонда оплаты труда, бюджет налогов и бюджет инвестиций. Такая отчетность была недоступна в 1С:ТиС. Бит.Финанс позволяет формировать отчетность для принятия управленческих решений. Например, отчет окупаемости объектов недвижимости раньше формировался и собирался в Excel, а управленческий баланс формировался отдельно в QlikView.

Отсутствовал контроль по статьям бюджета. С помощью Бит.Финанс было автоматизировано управление казначейскими функциями, заявители самостоятельно формируют заявки на расходование ДС. Заявки проходят контроль на установленные лимиты, согласно утвержденному бюджету движения ДС. После прохождения контроля лимитов заявка на расходование денежных средств автоматически отправляется на согласование по утвержденному маршруту. Сам маршрут согласования был полностью изменен, чтобы сократить время на согласование и зависит от множества условий. Например, если отсутствует ответственный за согласование в маршруте предусмотрены другие согласующие, есть отдельный маршрут для заявок на расходование наличными, другая схема для заявок сверх лимита и т.д.

Заявки на расходования ДС в бумажном виде подавались в бухгалтерию, а бухгалтер набивал заявку в клиент-банк, а после оплаты данные выгружались в 1С. Автоматической связи между заявкой и платежкой не было, данные приходилось заносить несколько раз. Бухгалтерия была перегружена ручным заполнением платежек. Сейчас процесс полностью автоматизирован, вплоть до массовой выгрузки платежных поручений в клиент-банк. Реестр платежей поддерживает взаимосвязь заявок на расходование денежных средств и платежек, а время затрат сотрудников бухгалтерии на ручные операции сильно сокращено.

Стало возможным формирование отчетности план-фактного анализа заявок на расходование ДС. Фактический учет раньше собирался не по реальным банковским выпискам, а по заявкам на расходование, что могло приводить к недостоверной информации. Отчет по казначейству позволяет видеть важную информацию в различных разрезах: план-фактный анализ заявок на расходование ДС, планируемый расход ДС, планируемое поступление ДС, контрольные значения бюджетов, неснижаемые остатки.

Было проведено объединение нетиповой 1С:Аренда и управление недвижимостью с Бит.Финанс и начальная настройка системы. Проведено обучение по настройке прав пользователей и разделение доступа по статьям оборотов и ЦФО. Сотрудников обучили настройке автоматических оповещений о необходимости согласования документов ответственными. Был осуществлен перенос движений по управленческому учету в разрезе аналитик из Excel и 1С:ТиС, а также загружен факт БДДС и плановые показатели за предыдущий период. В итоге, все важные для компании данные за 2020г были перенесены из старой системы в новую.

· Разработана методология детализации планирования и созданы дополнительные аналитики для справочников бюджетов, что позволяет детальнее и точнее вести план по бюджету.
· Сокращено время на планирование бюджетов по данным детальных аналитик, а также добавлена возможность сбора факта.
· Автоматизировано формирование бюджета движения денежных средств, а также бюджет доходов и расходов.
· Запущена автоматическая модель согласования бюджетов, согласно заданному маршруту.
· Сокращено время на прохождение согласования бюджетов.
· Доступны отчеты для принятия управленческих решений: план-факт БДР, БДДС, отчеты по плановой части функциональных и операционных бюджетов, план по реализации, бюджеты ЦФО, бюджет фонда оплаты труда, бюджет налогов и бюджет инвестиций.
· Добавлен контроль по статьям бюджета и заявкам на расходование денежных средств.
· Изменен маршрут согласования заявок на расходование ДС, сокращено время прохождения согласований.
· Сокращено время сотрудников бухгалтерии на ручное внесение заявок на расходование ДС и заполнение платежных поручений. Процесс автоматизирован с помощью реестра платежей.
· Доступны план-фактные данные отчетов по казначейству и расходованию ДС.

Воронеж Центральный офис

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ