AO «Белгородэнергосбыт» сократил объем ручной обработки корреспонденции и создал основу для внутреннего безбумажного документооборота

АО «Белгородэнергосбыт» - гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Белгородской области. Электрическую энергию АО «Белгородэнергосбыт» поставляет 20 тыс. юридическим и более 770 тыс. физическим лицам. Компания предлагает современные способы взаимодействия с клиентами – чат-бот в телеграмме, личный кабинет на сайте или приложение.

1. Создание единого информационного пространства для автоматизированной подготовки и обработки документов на предприятии
2. Перенос бизнес-процессов подготовки, согласования, подписания и учёта служебных записок, приказов, распоряжений, договоров из предыдущей системы учёта

В АО «Белгородэнергосбыт» использовались одновременно две системы документооборота - Directum и МОТИВ. В части функционала программы дублировали друг друга, но все же одни документы и процессы велись только в Directum, а другие – только в МОТИВ.

Компания готовилась к внедрению «1С:ERP Управление предприятием» для ведения управленческого, регламентированного и производственного учета. Вести часть процессов в 1С, а часть переносить в две отдельные системы стало бы совсем неудобно. Оптимальным решением стал бы полный переход на 1С, чтобы все задачи и процессы велись в едином интерфейсе, а данные без проблем и ошибок синхронизировались между собой. В дополнение к 1С:ERP было выбрано решение «1С:Документооборот».

Чтобы внедрение новой программы прошло по плану, без непредвиденных затрат или простоев в работе предприятия, проводится аудит текущих бизнес-процессов предприятия. В таком обследовании определяются ключевые пользователи, которые будут создавать требования к работе программы, планируются этапы внедрения и установки, а также прогнозируется срок проекта.

У АО «Белгородэнергосбыт» есть штат собственных программистов, поэтому часть задач по внедрению «1С:Документооборот» они выполняли самостоятельно. На этих этапах эксперты со стороны «Первого Бита» оказывали консультацию для сотрудников предприятия. Такой подход помог сэкономить деньги заказчика на проекте.
Во время аудита процессов обнаружилось, что в компании использовалось более 50 видов служебных записок. Для каждого подразделения использовался свой пакет служебных записок: в бухгалтерии, АХО, коммерческом отделе и других.

По сути, служебные записки регламентируют работу сотрудников, в них ставятся задачи и поручения. Чтобы не переносить абсолютно все виды служебных записок в 1С:Документооборот и не задерживать внедрение программы на этом, специалисты Первого Бита выделили 12 видов документов. Для них разработали шаблоны бизнес-процессов, реквизиты документов, их согласование, движение и исполнение. Эти шаблоны в дальнейшем могли использовать программисты АО «Белгородэнергосбыт», если понадобиться добавить еще варианты служебных записок.

Были автоматизированы все договорные процессы: обработка, подписание договоров, подготовка договорной документации. В качестве основных выделили 6 видов договор которые используются в компании. Чтобы упростить работу с договорами, разработали многоэтапную последовательность маршрута документов. Работает процесс по принципу «если …, то…» - пока определенное условие из заданных не совершалось с документов, дальше он в работу не переходил. Добавили подписание договора внутри 1С:Документооборота с помощью ЭЦП.

В компанию приходит много корреспонденции и по электронной почте, и бумажные письма. Процесс устроен таким образом, что все письма и заявления проходят через центральный секретариат и дальше уже перенаправляются конкретному адресату. Но если письмо приходит просто на имя компании, то по правилам, его нужно предоставить директору на резолюцию, а уже после назначать исполнителя. Эту процедуру требовалось упросить, но сохранить регламенты обработки входящих и исходящих. Вся почта теперь проходит через 1С:Документооборот. Письма, которые требуют рассмотрения директора, назначаются в системе также на имя директора. Фактически эти задачи делегируются на секретарей, которые формируют задачи на исполнение и назначают исполнителей. Особо важные задачи приходят на контроль руководителю, чтобы он мог контролировать их исполнение. Вся обработка корреспонденции автоматизирована – есть шаблоны обработки и распределения входящих и исходящих, предусмотрены все этапы согласований. Самое важно, что полностью исключена ручная передача документов в руки – весь процесс отражен в программе, не возникает путаницы или потери документов.

После внедрения всех желаемых контуров документооборота эксперты Первого Бита провели обучение персоналу АО «Белгородэнергосбыт». На обучении демонстрируются все модели в программе, правила для процессов и документов, показываются примеры документов. После обучения были назначены права пользователей и модель документооборота масштабируется по всей компании.

1. Внедрена единая система электронного документооборота для 450 пользователей, взамен двух устаревших систем
2. Единая база документов доступна для ключевых сотрудников из разных подразделений
3. Все ключевые бизнес-процессы и регламенты перенесены в 1С
4. Созданы шаблоны документов, служебных записок и договоров. Задания и распределяются создаются в автоматическом режиме
5. Внедрено согласование и подписание документов в электронном виде, с помощью ЭЦП
6. Полностью автоматизирована работа с входящими и исходящими документами, благодаря чему исключен риск путаницы и потери документов

Воронеж Центральный офис

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ