Инновационная проектно-строительная компания на 30% сократила время на подготовку документации с 1С:Документооборот

Группа компаний ИПСК (Инновационная проектно-строительная компания) – лидер на рынке строительства для сельского хозяйства. Ключевое направление деятельности связано с процессом возведения животноводческих комплексов, комбикормовых заводов и объектов для зернохранения. Компания занимается строительством любой сложности и монтажом металлоконструкций, инжинирингом и проектированием, поставкой оборудования для агропромышленного производства, а также сервисным обслуживанием.

1. Повышение управляемости компании за счёт внедрения единой информационной системы постановки и контроля задач
2. Сокращение трудозатрат за счёт автоматизированного заполнения шаблонов документов и переноса их обработки в информационную систему

Делопроизводство в ГК «ИПСК» велось в бумажном виде. Для заявок и служебных записок не было единой формы, согласование проводилось только по электронной почте. Договоры и приказы также согласовывались через электронную почту. Документы терялись, отследить на каком этапе и у кого на согласовании находится документ очень сложно. Хранение бумажных документов осуществлялось в папках в разрезе строительных объектов.

Оперативный документооборот с контрагентами осуществлялся по электронной почте, документы дублировались в бумажном виде и отправлялся по почте. Секретарь, ответственный за ведение входящей и исходящей документации, регистрировал данные по корреспонденции в Excel. В этой же таблице присваивались номера для исходящих документов.

Большое количество ручного труда, а также желание контролировать выполнение задач с учетом установленных сроков привело компанию к решению об автоматизации делопроизводства и документооборота. В качестве оптимального решения для автоматизации текущих бизнес-процессов был выбран 1С:Документооборот.

Подготовка и согласование договоров
Когда договоры согласовывали по электронной почте, а после несли на подпись генеральному директору, просмотреть список согласующих лиц или узнать о внесённых изменениях было невозможно. В 1С:Документооборот настроили весь процесс работы с договорами. Более чем для 20 видов договоров (строительные договоры, договоры транспортного отдела, снабжения и пр). настроили шаблоны, установили правила обработки, автозаполнения, назначили права доступа. В 1С процесс подготовки и согласования договора занимаем на 30% меньше рабочего времени сотрудников. В системе видно список согласующих лиц и их комментарии, легко проследить этапы согласования, кем и какие правки вносились в исходный документ.

Работа с заявками
В компании используются заявки для внутренней деятельности – от подбора персонала до обеспечения канцтоварами. Единой формы не было, каждый писал в вольной форме бумажную записку или электронное письмо с запросом. Содержание каждой заявки отличалось друг от друга.

Для удобства работы все заявки стандартизировали и привели к 7 видам заявок, для каждого вида разработан свой шаблон. Заявки не подписываются гендиректором, а согласуются ответственными лицами внутри компании. Для упрощения работы с заявками было решено отказаться от их печати в бумажном виде, и заводить их внутри 1С:Документооборот.

Работа с приказами
Внутренняя документация – приказы – используются в компании для регламентирования работы или извещения сотрудников о каких-либо изменениях. Например, применяются приказы по охране труда, приказы бухгалтерского отдела, приказ о закреплении тс за водителем и т.д. Каждый утвержденный генеральным директором приказ предоставляется лично для ознакомления сотруднику.

Чтобы упросить работу с подготовкой приказов и с уже вышедшими приказами – процесс был перенесен в 1С:Документооборот. При подготовке проекта приказа можно выбрать лица или должности, которых будет необходимо ознакомить с приказом. А для сотрудников сохраняется информация об актуальных приказах, в соответствии с которыми необходимо работать. Это ускоряет подготовку документа, а также исключает ситуации, когда сотрудник использует в работе недействующий приказ. Личное ознакомление сотрудника и его подпись в приказе было решено оставить, поэтому вся информация о сотрудниках, на кого документ распространяется, выводится в печатную форму приказа.

Входящая и исходящая корреспонденция
В ходе проекта автоматизации была выявлена проблема: часто контрагенты ведут переписку и отправляют документы не на общую почту компании, а лично инженеру или начальнику отдела. Если сотрудник увольнялся, то вместе с ним терялись все сканы документов и история переписки по договорам. Для решения этой проблемы был настроен маршрут обработки входящих и исходящих писем таким образом, что сейчас входящее письмо создается у секретаря и регистрируется в системе автоматически. Чтобы подготовить исходящие письма были настроены шаблоны файлов с автозаполнением реквизитов организаций по группе компаний ИСПК. После внедрения 1С:Документооборот секретарь больше не ведет ручной журнал регистрации, система это делает автоматически. Также не тратится время на разнос корреспонденции – вся документация также рассылается из 1С.

Внедрение Документооборота помогло исключить ошибки и потери документов, а также ситуации, когда сотрудник мог сказать, что не получал письмо. Всю важную переписка по договорам или официальные документы секретарь сканировать в 1С:Документооборот и система извещает адресатов о получении документов.

Мероприятия, совещания и встречи
Приглашения на совещания и встречи отправлялись по электронной почте, а протокол встречи велся на бумаге. За исполнением задач и договоренностей после встреч велся ручной контроль. Сроки могли нарушаться, а какие-то задачи и вовсе терялись.

После внедрения системы, приглашения на мероприятия рассылаются в электронном виде, как задачи в 1С:Документооборот. Секретарь ведет протокол встречи или собрания и создает задачи в Документообороте со сроками и ответственными.

1. Бизнес-процессы, связанные с подготовкой, хранением, согласованием и подписанием документов перенесены в единую систему, что минимизирует риски потери документов и трудозатраты по их обработке.
2. Документы стандартизированы и разработаны единые шаблоны для каждого вида документа.
3. Трудозатраты на подготовку договорной документации сократились на 30% благодаря внедрению шаблонов и автоматической схеме согласования.
4. Фиксация задач и контроль их исполнения, уменьшило вероятность срыва сроков и сократило время согласования документов на 25%.
5. Использование мобильного клиента 1С:Документооборот позволяет работать с задачами и документами, не находясь на рабочем месте.

Воронеж Центральный офис

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ