Построение документооборота системы менеджмента качества для более 900 сотрудников компании-производителя строительного стекла

Регион
Сроки проекта
Заказчик
Сфера деятельности / отрасль
Внедрённые продукты
Количество сотрудников
АРМ
Воронежская область
июнь – сентябрь 2024 г.
ООО «Ларта Гласс»
Производство стекла
1С:Документооборот КОРП 3.0
900+
750

Краткое описание проекта

Компания Первый Бит успешно завершила проект по автоматизации документооборота в ООО «Ларта Гласс», одном из лидеров в сфере производства листового стекла, стекла с покрытием и зеркала в странах СНГ. В рамках проекта была внедрена система 1С:Документооборот КОРП 3.0, что позволило создать единый архив документов Системы менеджмента качества (СМК), формализовать и стандартизировать бизнес-процессы обработки документов, а также сократить трудозатраты сотрудников на согласование и ознакомление документов

Информация о компании

Larta Glass — эксперт в области стекольного производства и один из крупнейших производителей листового стекла, стекла с покрытием и зеркала в странах СНГ. Компания производит энергоэффективное стекло, которое помогает снизить потребление природных ресурсов. Портфель инновационных продуктов компании включает также сверхгабаритное и просветленное стекло. На всех этапах производства используются собственные технологии для контроля качества продукции. Larta Glass активно инвестирует в исследования и новые разработки в области производства стекла. Компания имеет три завода на территории России: в Рязани, Раменском и Ростовской области.

Цели и задачи проекта
1. Создание единого архива документов Системы менеджмента качества (СМК).
2. Формализация и стандартизация бизнес-процессов обработки документов СМК.
3. Сокращение трудозатрат сотрудников подразделений на согласование и ознакомление документов СМК за счет автоматизации обработки и разграничений прав доступа к документам.
Ситуация до проекта
В ООО «Ларта Гласс» внедрена и поддерживается система менеджмента качества (СМК), построенная на большом объеме организационно-распорядительных и локально-нормативной документации. Для управления этими документами требуется периодически проводить пересмотр разработанных документов и всегда использовать актуальные версии. Ввиду отсутствия выделенной информационной системы для обработки документации СМК, документы создавались на рабочих местах ответственных сотрудников и хранились на сетевом ресурсе. Со временем, с увеличением компании, поддерживать такой архив документов стало всё сложнее, что приводило к дополнительным трудозатратам и неудобствам.
Описание проекта

Для решения проблемы было принято решение о внедрении системы внутреннего электронного документооборота (СЭД) на базе «1С:Документооборот».


На старте проекта выделили список документов, которые будут обрабатываться в системе документооборота. Были выделены часто обновляемые и разрабатываемые виды документов СМК.


Предполагалась работа в программе более 750 сотрудников разного уровня подготовки и допуска к документам, одним из требований стало разграничение прав доступа. При этом было важно, чтобы выгружаемые из системы документы защищались от редактирования на личных устройствах. Данное требование было реализовано с помощью типового функционала гибкой настройки прав в «1С:Документооборот» и небольшой доработки, автоматически устанавливающей запрет на редактирование файла, сохраняемого из СЭД.


В состав компании входит три юридических лица с разной организационной структурой, а разграничение прав доступа и нумерация документов учитывает структуру предприятия. Для адаптации типового функционала в системе используются «виртуальные» подразделения. Это позволило выполнить настройку с максимальным сохранением стандартных функций системы, что сильно упрощает и удешевляет дальнейшее масштабирование и сопровождение программы.

Для каждой организации были настроены разные маршруты согласования, условия и алгоритмы обработки документов (условная маршрутизация), что привело к сокращению количества видов документов

В ходе проекта было выявлено требование доработки системы для хранения версий документов СМК. Типовой функционал «1С:Документооборот» позволял отслеживать только версии файлов, история сохранялась только если файл создается и редактируется средствами СЭД. Чтобы хранить полную историю изменений документов, сделали доработку, которая учитывает все связи нумерации документов и настройки прав доступа. Реализованное требование - при создании документа выстраивать связи, регистрировать документ и ограничивать права к старым версиям документа.

Для сокращения сроков и бюджета на этапе опытно-промышленной эксплуатации была организована первая линия поддержки силами Заказчика. Такой подход позволил максимально погрузить администраторов системы со стороны Заказчика в проект с начала работы пользователей в системе. Для этого было проведено индивидуальное обучение администраторов всех трех организаций и предоставлена поддержка в рамках второй линии для решения сложных вопросов. По завершению проекта Заказчик получил единую систему, позволяющую хранить и обрабатывать документы СМК, разграничивать права доступа между документами трех организаций и настроить обработку документов под свои индивидуальные требования за счет реализации доработок.
Уникальность, инновационность проекта

Ключевые особенности проекта:

  • Отсутствие на старте проекта единой системы для управления документами СМК.
  • Хранение документов на сетевых ресурсах велось без централизованного контроля версий и прав доступа.
  • Построение системы с жестким ограничением прав доступа даже при работе с файлами вне системы, выгруженными из «1С:Документооборот».
  • Реализация особенностей хранения и обработки документов СМК.
  • Создание единого архива документов СМК.
  • Настройка разграничения прав доступа и защиты документов от редактирования.
  • Внедрение «виртуальных» подразделений для учета организационной структуры.
  • Настройка условной маршрутизации для различных организаций.

Выполнение доработок по версионированию файлов и ряду других функций позволило Заказчику получить систему, отвечающую регламенту компании. При этом минимизирован ручной труд на создание, обработку и хранение документов. Запрет редактирования файлов даже после сохранения на личный компьютер позволяет разграничивать права доступа к документам за рамками системы.
Результаты проекта
  1. Получена единая системы создания, обработки и хранения документов СМК.
  2. Процессы обработки документов формализованы и отвечают регламентам компании.
  3. Выстроена структура компании из трех организаций.
  4. За счет реализации ряда доработок оптимизированы процессы, требующие участия пользователей системы, что привело к уменьшению трудозатрат на обработку документов.
  5. Настроены права доступа к документам в системе и функционал контроля редактирования файлов за рамками системы.
  6. Администраторы системы обучены для самостоятельной поддержки пользователей и дальнейшего развития системы.


Экономический эффект от внедрения (%):
  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 15%
  • повышение скорости выполнения операций при обработке документов: 10%
  • повышение исполнительской дисциплины: 5%
  • повышение качества внутренних бизнес-процессов: 5%
Воронеж Центральный офис
Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности
Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ
Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ
Zero Block
Click "Block Editor" to enter the edit mode. Use layers, shapes and customize adaptability. Everything is in your hands.
Tilda Publishing
create your own block from scratch