Построение документооборота системы менеджмента качества для более 900 сотрудников компании-производителя строительного стекла
Краткое описание проекта
Компания Первый Бит успешно завершила проект по автоматизации документооборота в ООО «Ларта Гласс», одном из лидеров в сфере производства листового стекла, стекла с покрытием и зеркала в странах СНГ. В рамках проекта была внедрена система 1С:Документооборот КОРП 3.0, что позволило создать единый архив документов Системы менеджмента качества (СМК), формализовать и стандартизировать бизнес-процессы обработки документов, а также сократить трудозатраты сотрудников на согласование и ознакомление документов
Larta Glass — эксперт в области стекольного производства и один из крупнейших производителей листового стекла, стекла с покрытием и зеркала в странах СНГ. Компания производит энергоэффективное стекло, которое помогает снизить потребление природных ресурсов. Портфель инновационных продуктов компании включает также сверхгабаритное и просветленное стекло. На всех этапах производства используются собственные технологии для контроля качества продукции. Larta Glass активно инвестирует в исследования и новые разработки в области производства стекла. Компания имеет три завода на территории России: в Рязани, Раменском и Ростовской области.
2. Формализация и стандартизация бизнес-процессов обработки документов СМК.
3. Сокращение трудозатрат сотрудников подразделений на согласование и ознакомление документов СМК за счет автоматизации обработки и разграничений прав доступа к документам.
Для решения проблемы было принято решение о внедрении системы внутреннего электронного документооборота (СЭД) на базе «1С:Документооборот».
На старте проекта выделили список документов, которые будут обрабатываться в системе документооборота. Были выделены часто обновляемые и разрабатываемые виды документов СМК.
Предполагалась работа в программе более 750 сотрудников разного уровня подготовки и допуска к документам, одним из требований стало разграничение прав доступа. При этом было важно, чтобы выгружаемые из системы документы защищались от редактирования на личных устройствах. Данное требование было реализовано с помощью типового функционала гибкой настройки прав в «1С:Документооборот» и небольшой доработки, автоматически устанавливающей запрет на редактирование файла, сохраняемого из СЭД.
В состав компании входит три юридических лица с разной организационной структурой, а разграничение прав доступа и нумерация документов учитывает структуру предприятия. Для адаптации типового функционала в системе используются «виртуальные» подразделения. Это позволило выполнить настройку с максимальным сохранением стандартных функций системы, что сильно упрощает и удешевляет дальнейшее масштабирование и сопровождение программы.
Для каждой организации были настроены разные маршруты согласования, условия и алгоритмы обработки документов (условная маршрутизация), что привело к сокращению количества видов документов
В ходе проекта было выявлено требование доработки системы для хранения версий документов СМК. Типовой функционал «1С:Документооборот» позволял отслеживать только версии файлов, история сохранялась только если файл создается и редактируется средствами СЭД. Чтобы хранить полную историю изменений документов, сделали доработку, которая учитывает все связи нумерации документов и настройки прав доступа. Реализованное требование - при создании документа выстраивать связи, регистрировать документ и ограничивать права к старым версиям документа.
Ключевые особенности проекта:
- Отсутствие на старте проекта единой системы для управления документами СМК.
- Хранение документов на сетевых ресурсах велось без централизованного контроля версий и прав доступа.
- Построение системы с жестким ограничением прав доступа даже при работе с файлами вне системы, выгруженными из «1С:Документооборот».
- Реализация особенностей хранения и обработки документов СМК.
- Создание единого архива документов СМК.
- Настройка разграничения прав доступа и защиты документов от редактирования.
- Внедрение «виртуальных» подразделений для учета организационной структуры.
- Настройка условной маршрутизации для различных организаций.
Выполнение доработок по версионированию файлов и ряду других функций позволило Заказчику получить систему, отвечающую регламенту компании. При этом минимизирован ручной труд на создание, обработку и хранение документов. Запрет редактирования файлов даже после сохранения на личный компьютер позволяет разграничивать права доступа к документам за рамками системы.
- Получена единая системы создания, обработки и хранения документов СМК.
- Процессы обработки документов формализованы и отвечают регламентам компании.
- Выстроена структура компании из трех организаций.
- За счет реализации ряда доработок оптимизированы процессы, требующие участия пользователей системы, что привело к уменьшению трудозатрат на обработку документов.
- Настроены права доступа к документам в системе и функционал контроля редактирования файлов за рамками системы.
- Администраторы системы обучены для самостоятельной поддержки пользователей и дальнейшего развития системы.
Экономический эффект от внедрения (%):
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 15%
- повышение скорости выполнения операций при обработке документов: 10%
- повышение исполнительской дисциплины: 5%
- повышение качества внутренних бизнес-процессов: 5%
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ
устойчивее и сильнее с помощью ИТ