Как снизить трудозатраты персонала на сбор и сдачу отчетности в медицинском центре

Частное лечебно-профилактическое учреждение (ЧЛПУ) «МГОК-Здоровье» – это современный многопрофильный медицинский центр в городе Железногорске Курской области. Основной вид деятельности – оказание амбулаторно-поликлинических и санаторных, в том числе высокотехнологичных медицинских услуг населению.

ЧЛПУ «МГОК-Здоровье» включает в себя поликлинику, дневной стационар, диагностический центр, санаторий, медико-профилактический центр и обширную сеть здравпунктов на территории крупнейшего горно-металлургического предприятия «Металлоинвест».

Учет оказанных услуг, статистику по посещениям, формирование отчетности, запись пациентов, учет остатков ЧЛПУ «МГОК-Здоровье» вел вручную в Excel и в бумажных журналах. Накопленная информация по вечерам заносилась сотрудниками в 1С:Бухгалтерию. Кассовые операции перебивались на основании корешков приходных кассовых ордеров. Ежемесячно на основании данных из 1С и файлов Excel готовилась отчетность о финансовом результате и показателях деятельности предприятия в отдельных таблицах Excel.

В 2020 году руководством медцентра было принято решение о реализации проекта по разработке и внедрению комплексной информационной системы на базе 1С.

Для реализации проекта «МГОК-Здоровье» обратились в компанию «Первый Бит», Воронеж. Несмотря на удаленность медцентра (ЧЛПУ находится в городе Железногорск Курской области), было принято решение о работе именно с Воронежем. Ключевым критерием выбора стали положительные отзывы об интеграторе и то, что «Первый Бит» является разработчиком собственного программного продукта по автоматизации – БИТ. Управление медицинским центром.
В ходе реализации проекта специалисты Первого Бита провели обследование и сформировали перечень процессов организации и ответственных за них. Такой подход позволяет в максимально сжатые сроки запустить автоматизированную систему в работу, экономит деньги и минимизирует риски непредвиденных доработок и затрат на изменение функционала программы.

Первый запуск системы был произведен через три месяца после старта обследования.

Загрузка карточек пациентов
Медцентр «МГОК-Здоровье» оказывает свои услуги для пациентов по полисам ОМС, ДМС, на коммерческой основе, а также бывшим сотрудникам ГОК, находящимся на пенсии. Вся информация по клиентам и работникам ГОКа хранилась в Excel файлах. Врачи и другой персонал ЧЛПУ работали преимущественно на бумаге, отчетность по ДМС собиралась в MS Excel. Каждый раз при обращении в регистратуру приходилось искать в файлах или на бумажных носителях карточку клиента, если клиента не находили – заводили на него новую карточку. В MS Word создавали и заполняли договоры на оказание услуг. Это отнимало очень много времени у сотрудников регистратуры. Также при оказании нетиповых услуг в рамках ДМС, пациенту требовалось предварительно попасть на прием к специалисту по статистике для подтверждения того, что оказываемая услуга входит в стоимость договора страхования. Консультация по услугам в рамках ДМС, сбор информации по оказанным услугам и распределение в зависимости от источников финансирования (ДМС, ОМС, на коммерческой основе) занимали большую часть рабочего дня статиста.

Специалистами Первого Бита была автоматизирована деятельность регистратуры: из Excel файлов загружены данные по клиентам, работникам ГОКа и дочерних организаций, ушедшим на пенсию сотрудникам, данные по договорам ДМС, созданы медицинские карточки клиентов.

Теперь у каждого пациента есть электронная медицинская карточка, где хранится история его обращений, зафиксированы необходимые документы. Это на 70% разгрузило работу специалиста по статистике и регистратуры. При обращении пациента система быстро находит его карточку, тип договора (ОМС/ДМС/пенсионеры ГОКа), при выборе услуг подсказывает, будут ли они являться бесплатными или платными в зависимости от типа полиса медицинского страхования. В карточке фиксируются все услуги, оказанные клиенту, сотрудникам клиники больше нет необходимости собирать все чеки, вносить данные вручную и вести Excel файлы.

Также ГОК и дочерние организации регулярно присылают списки новых сотрудников, а также перешедших с одной должности на другую/ушедших на пенсию, специалисты ЧЛПУ «МГОК-Здоровье» загружают их в БИТ. Управление медицинским центром, чтобы актуализировать информацию о клиентах.

Работа с профосмотрами

Печать маршрута прохождения профмедосмотра
Ранее при обращении сотрудника ГОКа для прохождения профмедосмотров администраторы медцентра вручную писали список кабинетов и исследований, которые необходимо было пройти, выдавала мед. карточку, в которую каждый профильный врач вносил свое заключение о состоянии здоровья обследуемого сотрудника. Далее карточка сдавалась в комиссию по профосмотрам, которая выносила решение о профпригодности.
После внедрения БИТ. УМЦ регистратура по табельному номеру печатает из программы маршрут профосмотра для сотрудника. Также отпала необходимость в бумажных медкартах: все данные профильные врачи вносят в программу.
Специалистами Первого Бита была доработана печатная форма для сокращения трудозатрат по организации процесса подготовки и проведения профмедосмотров: были удалены избыточные поля, добавлен перечень необходимых исследований, список специалистов и кабинетов.

Импорт пунктов Приказа 302н
ЧЛПУ «МГОК-Здоровье» регулярно проводит обязательные периодические медицинские осмотры для работников ГОКа и дочерних предприятий. Осуществлять профосмотры ЧЛПУ «МГОК-Здоровье» должен согласно действующим нормативно-правовым документам в области защиты труда и здоровья. В них содержится перечень факторов вредности и противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами.
Ранее при обращении работника ГОКа или дочерних организаций по поводу прохождения профмедосмотра сотрудникам медицинского центра приходилось вручную по справочникам сопоставлять должность, список вредных факторов и противопоказаний к выполнению работ, чтобы правильно назначить необходимые исследования.
Специалисты Первого Бита загрузили все данные по должностям, соответствующие им перечни вредных факторов и обязательный список исследований для каждой должности.

Теперь при обращении нового пациента в системе создается карточка, сотрудник медицинского центра вносит только место работы, цех, подразделение, должность. Система автоматически выполняет поиск факторов вредности и видов работ исходя из заполненных ранее полей: «Место работы»; «Цех, подразделение»; «Должность». При совпадении система автоматически выдает «Факторы вредности» и «Виды работ» с перечнем пунктов и их наименованием. Также специалист может внести ручные корректировки.

Список на прохождение медосмотра

· ФИО;
· пол;
· дата рождения;
· цех;
· профессия;
· стаж;
· вредные факторы и условия;
· табельный номер.

Основные проблемы складского учёта до старта проекта:

Созданы индивидуальные шаблоны осмотров пациентов на основании рекомендаций специалистов «МГОК-Здоровье», что значительно сократило время на заполнение осмотра.

Теперь предприятие присылает список сотрудников для профосмотра, например, цех или подразделение, а сотрудники регистратуры загружают их в БИТ. Управление медицинским центром. Далее, когда сотрудник придет на профосмотр и обратиться в регистратуру, ему распечатают индивидуальную маршрутную карту со всеми необходимыми направлениями, которые автоматически формируются в программе при загрузке списков.

Печать направлений на анализы
Ранее каждый сотрудник, приходящий на профосмотр, обращался в регистратуру для получения направлений на стандартные анализы. Регистратор вручную прописывал каждому ФИО, цех, табельный номер в каждом бланке.
Для сокращения трудозатрат по организации процесса подготовки и проведения профмедосмотров, посредством исключения ручного заполнения обязательных для всех пациентов бланков направлений на сдачу анализов специалисты Первого БИТа разработали печатные формы с функцией автозаполнения стандартных направлений на анализы.

Теперь при обращении сотрудника, регистратор вводит его табельный номер в программу, и пускает на печать весь список доступных печатных форм с направлениями на анализы с уже заполненными данными по сотруднику.

За счет автоматизации работы с профосмотрами на 70% сократились трудозатраты работников регистратуры, т.к. нет необходимости заполнять вручную карточки пациентов, направления – все можно распечатать из карточки клиента.

Отчётность по медосмотрам и статистике посещений
Для отчетности перед страховыми компаниями, ГОКом и дочерними организациями статист на ежедневной основе собирал информацию по посещению пациентами врачей в рамках периодических медицинских осмотров, все это занимало очень много времени. Чтобы исключить составление отчетности вручную и свести к нулю ошибки, связанные с человеческим фактором, специалистами Первого Бита был разработан отчет «Статистика посещений» о использовании денежных средств на проведение периодических медицинских осмотров сотрудников. В него автоматически подтягивается стоимость и кол-во посещений всех специалистов в разрезе группы профессий. Этот отчет сдается страховым компаниям и ГОКу на регулярной основе и является обоснованием использования денежных средств. При этом время на его составление сократилось на 90%, т.к. он формируется при нажатии кнопки и никакие данные собирать и вводить вручную теперь не надо.

Отчет по выработке сотрудников
Специально для руководства бы настроен отчет для внутреннего пользования по выработке сотрудников. Ранее на сбор этих данных уходило много времени, иногда возникали расхождения, т.к. приходилось обрабатывать большой объем информации вручную. Теперь в БИТ.УМЦ заведующий отделением или главный врач в любой момент времени может сформировать отчет по выработке каждого сотрудника, посмотреть сколько пациентов было записано и сколько пришло по каждому источнику финансирования (ОМС, ДМС, пенсионеры – бывшие сотрудники ГОКа и дочерних организаций, проходящие плановый медицинский осмотр, коммерческие пациенты).

Исходя из этих данных руководство ЧЛПУ «МГОК-Здоровье» принимает решение о развитии определенных направлений медицинских услуг и управлении качеством оказания услуг на каждом из этапов взаимодействия с пациентами (запись, первичный прием и тд.).

1. Создание единого информационного пространства для работы всех структурных подразделений ЧЛПУ.
2. Построение цепочки документооборота от первичного приема пациента, до назначения плана лечения и взаиморасчетов с клиентом.
3. Автоматизированная загрузка списка сотрудников ГОКа и Дочерних предприятий.
4. Автоматизированная обработка информации в регистратуре: запись на прием, получение оплаты услуг, услуги по полису ДМС, ОМС.
5. Исключение повторного ввода информации на различных этапах взаимодействия с пациентом: прием, назначение исследований и процедур, получение оплаты
6. Ввод и хранение информации по проведенным приемам и оказанным услугам: прием врача, назначение плана лечения, дополнительные услуги, назначение на анализы.
7. Разработка форм управленческой отчетности и заполнение их данными, хранящимися в системе.
8. Получение статистической отчетности, связанной с договорами и услугами, оказываемыми в рамках ДМС.

Воронеж Центральный офис

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ