Группа компаний «Навигатор. Девелопмент» сократила на 5% трудозатраты по всей компании и повысила эффективность бюджетного управления

Компания Навигатор более 7 лет успешно работает на рынке недвижимости города Тюмени. Занимается реализацией земельных участков под индивидуальное жилое строительство в оборудованных коттеджных поселках.

Сотрудники группы компаний «Навигатор» перешли на работу в связке программ Бит.Строительство + 1С:Бухгалтерия предприятия + Бит.Финанс ПРОФ. Программы подходили под их проектную специфику: в Бит.Строительстве клиент отражал заказы материалов, их распределение и списание по строительным объектам, Бит.Финанс использовался для автоматизации процессов бюджетирования и казначейства, которые до этого вели в экселе, Бухгалтерии предприятия использовали для регламентированного учета. Самостоятельно удалось установить и завести необходимые процессы в программах, но возникли сложности с механизмом контроля лимитов и распределением БДДС по материалам в Бит.Финанс, поэтому было решено обратиться к Первому Биту для полноценного внедрения и настройки решения.

1. Перенос неиспользованных лимитов по прямым и косвенным расходам на следующие периоды.
2. Настроить распределение стоимости материалов в БДДС.
3. Настроить сбор данных для отчета по прогнозной себестоимости объектов
4. Формирование отчета по дебиторской и кредиторской задолженности c привязкой к заявкам.

Компания Навигатор ведет более 100 проектов, по каждому проекту есть свой бюджет. Была проблема с перерасходом бюджетов по проектам, был необходим инструмент актуализации лимитов на конкретный период, с учетом факта исполнения бюджета. Это нужно, чтобы контролировать бюджет проекта в целом и в разрезе видов работ, статей затрат, ЦФО, юр. лиц (у Клиента их более 20-ти) и переноса неиспользованных лимитов по прямым и косвенным расходам на следующие периоды. У клиента была необходимость отслеживать лимиты денежных средств. Такую специфику невозможно было реализовать в типовом функционале Бит Финанс. Специально был разработан документ «Возврат лимитов» с автоматическим заполнением по источникам данных. Документ учитывает, сколько потрачено, и оповещает ответственного за проект, какой лимит еще доступен. Если расход денежных средств по проекту превышен, программа сообщает о необходимости визы финансового директора и других ответственных. «Лимит возвратов» формируется и автоматически запускается каждый месяц.

До создания такого документа планово-экономический отдел и финансовая служба формировали отчеты в Экселе и сравнивали фактические затраты и бюджет проекта. Времени на ручную сверку тратилось много - как минимум один рабочий день для сбора этой аналитики и составления отчетов.

Созданный документ дополнительно решил проблему со сторнированием (корректировкой) уже сформированных лимитов по бюджету.

Доработка документа «Возврат лимитов» в Бит.Финанс помогла оперативно корректировать лимиты по проектам с учетом факта его исполнения и высвободить 90% рабочего времени и перераспределить его на решение других задач. Очеты теперь доступны всем заинтересованным отделам в программе и их формирование занимает не больше минуты.

Учет материалов по группе компаний «Навигатор» велся в БДДС. Расходы на материалы, которые приходили на общий склад сотрудникам приходилось перераспределялись по проектам вручную в Эксель. Сбора аналитики по расходу материалов по проектам занимал много времени. Для решения этой задачи настроили инструмент «Получение фактических данных», который собирает информацию по приходным и расходным ордерам складского учета, платежам по конкретной номенклатуре, и по заданной формуле. Обработка распределяет стоимость материалов, приобретенных на общий склад, с учетом фактического использования на объектах. В разработанном документе можно выставить период, вид работ, статьи расходов, чтобы видеть стоимость материалов в разбивке по проектам, и что реально отгружено на какие объекты.

Компания теперь может получать чистый денежный поток по проектам и сэкономить порядка 5% рабочего времени сотрудников подразделений, участвующих в сборе аналитики по проектам.

Для отслеживания незакрытых авансов и неоплаченной кредиторской задолженности вручную в Экселе собирались данные по БДР, БДДС, отчет/суммы по договорам и сводились в единый отчет. Для автоматизации этого процесса мы создали документ, который позволяет вести учет дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе заявок. Например, заявка на поставку материалов была подана несколько недель назад, по условиям договора в течении этого времени товар должен был прийти на склад, но не пришел. В заявке видны ответственные, программа напоминает им о несоблюдении сроков и предлагает варианты действий. То же сделали и с кредиторской задолженностью: если по договору материалы были поставлены, а оплата еще не прошла – ответственным приходит напоминание о необходимости оплаты.

Автоматизация контроля дебиторской и кредиторской задолженности позволиет компании оперативно управлять взаиморасчетами с контрагентами, стало удобнее контролировать сроки исполнения проектов.

Компании Навигатор необходимо было прогнозировать себестоимость объектов (в разрезе договоров, бюджетов, начислений, оплат). Сотрудники вручную собирали и корректировали себестоимость объектов: сначала утверждали предварительный бюджет на проект, после заключения договоров вносили фактические суммы в Эксель. Чтобы видеть реальную картину по себестоимости приходилось постоянно вносить корректировки и пересчитывать бюджет. Чтобы оперативно получать аналитику о прогнозной себестоимости объекта специалисты Первого Бита создали документ в Бит Финанс, который сводит воедино БДР, БДДС, суммы договоров, план и факт для прогнозной себестоимости. Как только заключается договор на поставку материалов/услуг и необходимые реквизиты попадают в программу, бюджет объекта пересчитывается автоматически. Отчет о прогнозной себестоимости формируется в один клик, он всегда актуален и информативен.

Значительно высвободилось время сотрудников планово-экономического отдела на получение прогноза себестоимости объектов, которые ранее собирали общий бюджет, все начисления и оплаты и сводили все в Экселе.

Проводились доработки в рамках единой конфигурации Бит.Строительство + Бухгалтерия предприятия + Бит.Финанс ПРОФ.

1. Компания Навигатор теперь может контролировать и оперативно корректировать лимиты бюджетов по своим проектам.
2. Высвободилось 90% рабочего времени одного специалиста, который занимался контролем бюджетов по проектам
3. Высвободили около 5% рабочего времени всех подразделений компании, которые были задействованы в сборе аналитики и сведении отчетов по бюджетам, заявкам, кредиторской и дебиторской задолженности и тд.
4. Доработка дополнительных отчетов в БИТ.Финанс позволила оперативно управлять взаиморасчетами с контрагентами, стало удобнее контролировать сроки исполнения проектов.
5. Получили чистый денежный поток в разрезе проектов, что дало возможность оценивать сколько реально денег тратиться на каждый проект.

Воронеж Центральный офис

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ