Повышение прозрачности управленческих данных сети ювелирных салонов SENAT с помощью автоматизации на базе 1С

SENAT (ГК Сенат) работает в мультибрендовом формате ювелирного салона. SENAT на ювелирном рынке более 20 лет. За время своего существования компания прошла путь от небольшого ювелирного магазина, до сети ювелирных салонов по всему Нижнему Новгороду, Нижегородской области и Москвы.

1. Повысить достоверность данных управленческого учета (исключить расхождения в разных базах одних и тех же данных)
2. Исключить необходимость двойного ввода данных в разных системах
3. Упростить рабочие процессы за счет автоматизации
4. Повысить прозрачность данных и оперативность их получения
5. Иметь широкие аналитические возможности по товару, продажам, клиентам, маркетинговым активностям, затратам
6. Иметь картину результативности работы компании в целом, в режиме реального времени

ГК Сенат это сеть из более 50 ювелирных магазинов и салонов, 20 из которых под франшизой бренда SOKOLOV. Продажи осуществляются по трем основным каналам: розничные магазины, продажи на маркетплейсах и собственный интернет-магазин. Магазины работают в объемной доработанной программе «1С:Розница», управленческий учет велся в «1С:Управление нашей фирмой». Ряд сервисов, с которыми компания работают, никак не были интегрированы между собой – например, передача данных в ГИИС ДМДК и отчетность в систему финмониторинга по ФЗ №115.
Большая номенклатура – около 600 тыс уникальных изделий, вызывала трудности по ведению товарной матрицы и соответствии текущих остатков магазинов. Возникали сложности с расчетом себестоимости товаров и финансовым результатом по компании. Некорректно велся учет комиссионной торговли. Возникали серьёзные проблемы с корректностью остатков товаров на складах.
Руководство ГК Сенат хотели получать достоверные и надежные данные управленческого учета, исключить расхождение данных в разных базах, а также исключить двойной ввод и дублирование данных.

Из-за особенностей текущей архитектуры систем и требования к ведению бюджетирования и казначейства, было принято решение перейти с «1С:Управление нашей фирмой» на «1С:Комплексная автоматизация».

Переработка НСИ и идентификация более 600 тысяч изделий
При старте проекта выявилось много проблем, связанных с номенклатурой, остатками и идентификацией изделий. Всего в «1С:Управление нашей фирмой» было заведено около 600 тысяч уникальных изделий, но эти данные не совсем корректно передавались в «1С:Розницу». В первоначальной архитектуре между программами не было обмена и возникали расхождения в учете. Было найдено около 3 тысяч дублей номенклатуры, 12 тысяч повторяющихся характеристик и 4 тысячи дублей штрихкодов. Накопленные ошибки приводили к пересортице, было сложно идентифицировать товар на остатках — это усложняло учет.
Чтобы вычистить дублей артикулов, номенклатуры, штрихкодов и характеристик была создана методологическая обработка. Система подсвечивала пользователям найденные задвоения и давала рекомендации по объединению дублей, которое проходило в автоматическом режиме в ночное время. Пользователи проверяли и подтверждали корректность выбора системы.

Работа сети розничных магазинов
В магазинах сети используется решение «1С:Розница», единое для всех розничных точек. Программа была доработана заказчиком, но все-равно был необходим дополнительный функционал. Мы доработали ABC-анализ продаж – его можно формировать не только в разрезе магазинов, помещений или витрин, но по каждому клиенту. Ввели контроль применения цен в магазине из базы «1С:Комплексная автоматизация», чтобы не было расхождений цен программе и на ценниках.
Доработали бонусную систему и маркетинг в программе – контроль начисления и списания бонусов конкретного клиента стал прозрачнее.

Исправление ошибок комиссионной торговли
В «1С:Розница» некорректно велся учет собственных и комиссионных товаров. Товары от комиссионеров поступали без НДС, а реализовывались в магазинах по чека как собственный товар с НДС. Чтобы налоговая не запросила недоплату НДС, пришлось отменить в ОФД около 3 тысяч чеков по комиссионным товарам, подать их заново без НДС, а в налоговую направить корректировочные чеки. Для клиента такие нарушения учета грозили серьезными штрафами. Мы оказывали методологическую помощь и провели ревизию учета комиссионных товаров. Консультировались с налоговой, чтобы подать все корректировочные чеки в срок и внести изменения в дальнейший учет.
Дополнительно автоматизировали отчетность перед комитентами, которая раньше собиралась в Excel. Система в заданный срок сама напоминает об отчетах для разных комитентов.

Расчет себестоимости
В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Розница» не было полноценного обмена, цены на товары могли отличаться в программах. Посчитать себестоимость было не так просто, как правило эту информацию сводил вручную один человек, который обладал нужной методологией. В «1С:Комплексная автоматизация» расчет себестоимости изменен – теперь и отдел закупок и финотдел могут анализировать стоимость, маржинальность изделия. Это дает возможность точнее и достовернее анализировать общий финансовый результат по компании.

Ассортимент и закупки
Ассортиментная матрица раньше строилась в Excel, не было понимая соответствия товарной матрицы остаткам магазинов. Процесс формирования заказов поставщикам трудоемкий и опирался в большей части на опыт менеджера. Сами заказы формируются только в Excel — у других пользователей нет информации о заказах. Настроен автозаказ у поставщиков на основании товарной матрицы и остатков. Усовершенствованный ABC анализ продаж позволяет держать более глубокий и ликвидный ассортиментный ряд в магазинах.

Работа по ФЗ-115 и ГИИС ДМДК
В магазинах реализуется не только собственная и комиссионная продукция. Ювелирные изделия и золото также принимаются у населения и отправляются для дальнейшей переплавки и переработки.
Законодательно контролируется оборот ювелирных изделий через систему ГИИС ДМДК, которая отслеживает движение драгоценных металлов и камней. Скупка лома также проходит через эту систему. Работа с ГИИС ДМДК велась отдельно, данные дублировались и вносились параллельно между системами.
Согласно Федеральному закону №115 "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся сделками с драгоценными металлами и камнями, должны уведомлять налоговую службу о сделках, стоимость которых превышает установленный законом порог. Информация о таких продажах тоже передавалась в систему налогового финмониторинга отдельно.
Практически все системы, с которыми работает ГК «Сенат» завязаны на решении «1С:Комплексная автоматизация», чтобы она стала целевой системой, в которую будут загружаться все данные. Из программы настроили прямой обмен с налоговым финмониторингом. Настроена передача данных в ГИИС ДМДК.

Интеграция с маркетплейсами
Для интеграции работы с маркетплейсами используется решение БИТ.Управление маркеплейсами. Обычно при выходе на маркетплейсы, продавцы первое время работают через личный кабинет. Но когда объем заказов увеличивается, становится важным скорость работы с площадкой, отгрузка продукции, поддержка остатков и ассортимента, работа с комментариями. Рутинной работы становится все больше и неизбежно начинают возникать ошибки, а в условиях серьезной конкуренции на площадках удар по рейтингу продавца надолго выбивает товары с высоких позиций в выдаче. БИТ.Управление маркеплейсами позволило автоматизировать:
· заполнение карточек товаров и выгрузку на онлайн-витрины
· маркировку товаров согласно регламенту площадки
· изменение статусов заказов и поставок
· документооборот
· изменение цен
· отслеживание ошибок и статусов
В текущее время web-студия Первого Бита заканчивает разработку собственного интернет-магазина Заказчика.

Архитектура решения и масштаб проекта

Воронеж Центральный офис

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее
с помощью ИТ

Сделаем ваше предприятие
устойчивее и сильнее с помощью ИТ